Description du poste
AVSI, organisation non gouvernementale internationale reconnue pour son action humanitaire et de développement en Haïti, recherche un(e) Secrétaire Administratif(ve) pour renforcer son équipe du département Administration à Saint‑Marc (Artibonite). Sous la responsabilité directe du Responsable de l’Administration et du Manager des Opérations, vous assurerez le suivi administratif quotidien des activités de terrain et apporterez un appui essentiel à la gestion de la base locale.
**Missions principales**
- Collecter, classer et archiver les documents administratifs (prima nota, pièces comptables, factures, bulletins de paie, contrats, etc.) afin de garantir la conformité et la traçabilité des opérations.
- Préparer les chèques de paiement après vérification des procédures internes et des autorisations requises.
- Gérer les feuilles de présence du personnel de terrain et des structures locales, établir les timesheets mensuels et les transmettre aux responsables pour validation et signature.
- Traiter les demandes de permission et de congé : vérifier la complétude, mettre à jour le solde des congés annuels, transmettre pour validation et assurer le suivi administratif des décisions.
- Effectuer le classement des factures par projet, préparer les pièces justificatives à transmettre deux fois par mois aux équipes financières et administratives.
- Contribuer à la mise à jour des bases de données du personnel, à la diffusion d’informations internes (notes de service, convocations) et à la préparation de rapports d’activité ponctuels.
- Assurer un support logistique de base (photocopie, numérisation, gestion du courrier) et veiller à la bonne organisation du bureau.
**Profil recherché**
- Diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, administration ou domaine connexe.
- Expérience de 1 à 3 ans dans un poste similaire, idéalement dans le secteur humanitaire ou le développement.
- Maîtrise du français, de l’anglais et du créole haïtien, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Bonne connaissance des outils bureautiques (MS Office, Google Workspace) et capacité à travailler avec des systèmes de gestion documentaire.
- Rigueur, sens de l’organisation, confidentialité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Aptitude à travailler en équipe, à communiquer clairement avec les différents niveaux hiérarchiques et à faire preuve d’initiative.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée déterminée de 2 mois avec période probatoire, possibilité d’extension selon les besoins du projet.
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une ONG reconnue, avec une équipe multiculturelle et engagée.
- Une formation rapide aux procédures internes et aux outils spécifiques d’AVSI.
- Une exposition directe aux activités de terrain, offrant une expérience enrichissante dans le secteur du développement.
- Un soutien logistique (bureau équipé, accès à internet, matériel de bureau).
**Modalités de candidature**
Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être soumises avant le 8 août 2026. La date de prise de fonction souhaitée est le 1er septembre 2026. AVSI encourage les candidatures locales et les personnes issues de milieux divers.
Rejoignez AVSI et participez activement à la mise en œuvre de projets qui améliorent la vie des communautés d’Artibonite. Votre contribution administrative sera un pilier essentiel du succès de nos actions sur le terrain.
