Description du poste
**Contexte du poste**
Jobpaw, partenaire de HELVETAS Haïti, recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) pour assurer la gestion quotidienne du projet EPARRDD et le bon fonctionnement de la base opérationnelle située aux Cayes. Rattaché(e) au Coordonnateur du projet et en lien fonctionnel avec les équipes support de HELVETAS, vous jouerez un rôle clé dans la garantie de la conformité, de la traçabilité et de la qualité des processus administratifs, financiers et logistiques.
**Missions principales**
*Administration et fonctionnement de la base* (en coordination avec la Responsable Administration & RH) :
- Gérer les tâches administratives quotidiennes (classement, archivage, mise à disposition des documents contractuels).
- Suivre les contrats, avenants, baux, pointages de présence, congés et feuilles de temps, en assurant la mise à jour des dossiers du personnel.
- Organiser les réunions, ateliers, missions et déplacements du projet (logistique, réservations, prise en charge des frais).
- Contribuer aux processus de recrutement et à l’intégration administrative des nouveaux collaborateurs.
- Anticiper les échéances administratives (renouvellements, déclarations légales) et alerter les parties prenantes en amont.
*Gestion financière et comptable* (sous la supervision du Responsable Finance) :
- Tenir la petite caisse, préparer les pièces justificatives et établir les rapports de suivi.
- Préparer les paiements (chèques, virements) en respectant les niveaux d’autorisation et les procédures internes.
- Vérifier la cohérence et la conformité des pièces justificatives avant transmission pour validation.
- Enregistrer les écritures comptables dans le logiciel Banana, conformément aux normes de HELVETAS.
- Suivre les avances accordées au personnel et aux partenaires, veiller à leur justification et à leur clôture dans les délais impartis.
*Reporting et conformité* :
- Produire les rapports mensuels d’activité, financiers et administratifs destinés à la direction de projet et aux bailleurs de fonds.
- Contribuer à l’audit interne et externe en assurant la disponibilité de la documentation requise.
- Veiller au respect des procédures internes, des exigences des bailleurs et de la législation haïtienne.
**Profil recherché**
- Diplôme de niveau Bac+2 minimum en administration, finance ou gestion (BTS Comptabilité, DUT Gestion des Entreprises, etc.).
- Expérience de 2 à 4 ans dans un poste similaire, idéalement au sein d’une ONG ou d’un projet de développement.
- Maîtrise du logiciel comptable Banana et bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Excellent relationnel, aptitude à travailler en équipe multiculturelle et à communiquer en français (anglais souhaité).
- Intégrité et respect des règles de confidentialité.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) au sein d’une organisation reconnue pour son impact social.
- Un environnement de travail stimulant aux Cayes, avec des possibilités de formation continue.
- Un package salarial compétitif, aligné sur les standards du secteur humanitaire.
- Des avantages sociaux (assurance santé, congés payés, soutien au transport).
- La perspective de contribuer directement à un projet de développement durable et à améliorer les conditions de vie des communautés locales.
**Comment postuler**
Envoyez votre CV détaillé et une lettre de motivation expliquant votre intérêt pour le poste à l’adresse recrutement@jobpaw.org. Nous examinerons chaque candidature avec attention et vous contacterons rapidement pour un entretien.
Rejoignez-nous et participez activement à la réussite du projet EPARRDD !
