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Description du poste
Jobpaw, acteur majeur du secteur des services numériques à Port‑au‑Prince, recherche une Assistante Exécutive pour soutenir la Direction Exécutive dans la conduite quotidienne de ses activités stratégiques. Sous la supervision de la Gestionnaire principale de la Coordination exécutive, vous assurerez un appui administratif et organisationnel de haut niveau, garantissant le bon fonctionnement du bureau du Directeur Exécutif et de l’équipe de direction.
**Missions principales**
1. **Gestion de l’agenda et organisation du bureau exécutif** :
- Maintenir à jour l’agenda du Directeur Exécutif, planifier les rendez‑vous, réunions et appels en coordination avec la Gestionnaire principale.
- Identifier les conflits d’emploi du temps, proposer des solutions d’ajustement et assurer les rappels et confirmations nécessaires.
- Anticiper les besoins logistiques liés aux réunions (salles, équipements, supports) et aux déplacements (réservations de transport, hébergement, visas).
2. **Préparation et suivi des réunions** :
- Organiser les réunions de la Direction Exécutive et de l’Équipe Exécutive : envoi des invitations, rédaction des ordres du jour, diffusion des documents préalables.
- Prendre des notes, rédiger les comptes‑rendus et mettre à jour le registre des décisions et actions à suivre.
- Assurer le suivi administratif des points d’action, relancer les responsables et veiller au respect des échéances.
3. **Gestion documentaire et correspondance** :
- Classer, archiver et assurer la traçabilité des dossiers sensibles, en respectant les procédures de confidentialité.
- Rédiger les courriers, notes de service et communications internes/externes, en français et en anglais, avec un niveau de langue professionnel.
- Mettre à jour les bases de données et les outils de suivi (CRM, SharePoint, outils de gestion de projets).
4. **Organisation des déplacements** :
- Coordonner les voyages nationaux et internationaux du Directeur Exécutif : réservations de vols, hôtels, transports locaux, préparation des dossiers de voyage.
- Élaborer les itinéraires, préparer les dossiers de briefing et assurer le suivi des dépenses conformément aux politiques internes.
5. **Support transversal** :
- Collaborer étroitement avec les différents services (RH, Finance, Communication) pour garantir la cohérence des actions de la Direction.
- Contribuer à la mise en place d’outils d’amélioration continue (templates, procédures, tableaux de bord).
**Profil recherché**
- Minimum 5 ans d’expérience réussie en tant qu’assistante de direction ou assistante exécutive, idéalement dans un environnement multinational ou institutionnel.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils de visioconférence (Zoom, Teams, Webex).
- Excellentes compétences rédactionnelles en français et en anglais.
- Discrétion, sens aigu de la confidentialité et capacité à gérer des informations sensibles.
- Rigueur, sens de l’organisation, capacité à travailler sous pression et à gérer les priorités multiples.
- Esprit d’initiative, autonomie et excellent relationnel.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI à temps plein, basé au cœur de Port‑au‑Prince.
- Un environnement de travail dynamique, stimulant et orienté vers l’innovation.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
- Un package salarial compétitif avec avantages sociaux.
- Une culture d’entreprise valorisant la collaboration, la transparence et le respect.
Rejoignez Jobpaw et participez activement à la réussite de la Direction Exécutive en apportant votre expertise organisationnelle et votre sens du service. Nous attendons votre candidature avec impatience !
