Secrétaire Administratif(ve) et Financier(ère)

## Introduction Contexte et Justification: Villages d'Enfants SOS Haïti est une institution à but non lucratif œuvrant dans le domaine de la protection de l'enfance depuis 1978. Elle a pour mission d'accompagner les enfants, adolescents et jeunes ayant perdu la prise en charge familiale, ou risquant de la perdre du fait de diverses situations de vulnérabilité. Afin de favoriser leur épanouissement complet et intégral, leur autonomisation ainsi que leur bonne intégration dans la société, l'organisation met en œuvre des services de prise en charge alternative, offrant un environnement familial protecteur tout en renforçant les liens familiaux et sociaux des enfants (Villages d'Enfants SOS) et des programmes de renforcement familial, visant à prévenir la rupture de la prise en charge parentale. Villages d'Enfants SOS Haïti s'engage à maximiser son impact sur la vie de chaque enfant. À cette fin, l'organisation intervient dans l'ensemble des domaines liés au développement des enfants, des adolescents et des jeunes, notamment à travers des formations techniques et professionnelles ainsi que des programmes éducatifs de qualité. L'organisation est présente dans plusieurs villes et communes du pays, notamment, aux Cayes, au Cap-Haïtien et à Croix-des-Bouquets plus précisement à Santo. Dans ce cadre, l'organisation recherche un(e) Secrétaire Administratif(ve) et Financier(ère) pour l'École SOS Villages d'Enfants de Santo. Mission du/de la secrétaire Administratif (ve) et Financier(ère): Le/la secrétaire administratif/ve joue un rôle central au sein de l'Ecole, assurant le bon déroulement des tâches administratives. Ses missions sont variées et essentielles pour garantir la fluidité des opérations : il/elle est responsable du traitement des documents administratifs et financiers de l’école, de la gestion du courrier et des communications, de la mise à jour des bases de données de l'établissement, du suivi des procédures administratives, de l'organisation et de la planification des réunions et des agendas et du soutien à l'équipe pédagogique et au personnel. ## Fonctions Administration générale : Maintenir un contact permanent avec le département des Finances du bureau national de Port-au-Prince en tant que financier ; Assurer la bonne gestion administrative du programme et préparer les rapports budgétaires conformément aux procédures de l’organisation ; examiner les documents, les coûts et les budgets du programme conformément aux procédures en vigueur ; Fournir la documentation nécessaires et des données comptables pour la préparation des rapports techniques et financiers afin d'effectuer le contrôle et la planification des dépenses - Assurer l'archivage correct des documents administratifs du programme - Fournir un soutien technique et opérationnel général au travail de l'équipe - Gérer les pratiques du personnel (demandes de lettres, congés de maladie, gestion des congés annuels du personnel du programme et s'assurer que les formulaires sont signés par les superviseurs afin de les envoyer au service des Ressources Humaines - Effectuer toute autre tâche demandée par le superviseur immédiat Secrétariat: Assurer l’accueil et l’orientation des parents ; assurer le suivi administratif des rencontres parents-enseignants ; tenir à jour les dossiers des élèves et les communications avec les familles- Organiser et participer aux réunions, assemblées, conférences, comités et missions (rédiger les invitations, préparer et archiver les documents officiels, etc.) - Gérer les agendas de rendez-vous du directeur- Rédiger les courriers, documents, rapports et comptes rendus de réunions - Partager les documents du programme avec les parties concernées après approbation - Assurer la fluidité des échanges d'informations administratives entre les services programme- Gérer l'interface téléphonique et accueillir les visiteurs - Entretenir des contacts réguliers avec les différents programmes sur place. Gestion financière : Participer à la préparation du budget annuel et des budgets des activités de programme.-Enregistrer et suivre les transactions financières en collaboration avec le directeur du Programme et le service des finances- Préparer les demandes d’achat et les demandes de paiement - Gérer les transactions financières liées à la gestion de programme- Réaliser les examens budgétaires, vérifier la disponibilité des fonds et s’assurer que les approbations nécessaires sont obtenues et saisies dans le système budgétaire informatisé- Préparer et suivre les dossiers d’engagement et de paiement des dépenses- Préparer les demandes de paiement et le règlement des factures des fournisseurs et autres- Élaborer et suivre les plans d’achat mensuels et annuels- Suivre les dossiers d’acquisition de biens et services- Contribuer à la préparation des rapports de planification budgétaire et des rapports financiers annuels du programme- Tenir et classer les dossiers et registres relatifs aux documents administratifs et comptables du projet de manière confidentielle- Assurer l’archivage des documents administratifs et comptables du projet. • Effectuer toute autres taches en rapport à la gestion financière demandée par le responsable du programme ou les le responsable des finances. Gestion administrative : Coordonner les communications avec les enseignants, préparer les convocations des parents, assurer le suivi des absences des élèves transmises par les enseignants- Préparer et rédiger la correspondance au nom du programme et s’assurer qu’elle a été dûment approuvée et signée par le supérieur hiérarchique immédiat avant son envoi aux partenaires ou aux bénéficiaires- Rédiger les comptes rendus des réunions de coordination et d’équipe hebdomadaires et mensuelles du programme et s’assurer de la transmission des comptes rendus à toutes les parties prenantes- Assurer l’archivage et le classement des dossiers et des documents de travail, y compris les documents électroniques - Enregistrer, numériser et archiver les documents reçus et envoyés, la correspondance courante, les notes de service, les rapports et tous les documents de projet (narratifs et financiers) conformément aux procédures opérationnelles standard denl, sur support papier et électronique pour faciliter l’accès, la consultation et la confidentialité. Mettre à jour les listes de contacts des partenaires tels que d'autres écoles de la communauté, des orphelinats, la police, les pompiers, l'IBERS, Brigade de Protection des Mineurs (BPM), les organisations de la société civile, les agences des Nations Unies, les ambassades, les donateurs, entre autres. Soutenir les collègues de l'équipe du programme dans les aspects administratifs (réunions de coordination, ateliers, visites conjointes, formations, entre autres) ; Cela peut inclure la réservation de voyages et d'hôtels, de salles de conférence et de réunion, la préparation des autorisations de voyages. Gestion logistique : Assurer la gestion administrative de la cantine scolaire (suivi des effectifs, coordination des repas, archivage des listes, suivi des fournisseurs et rapports de consommation en collaboration avec les responsables concernés)- Gérer la logistique (réservation de chambres, d’hôtels, de transports, etc.) - Rechercher des fournisseurs en fonction des besoins (qualité, prix et délais) - Gérer les commandes de fournitures, de mobilier de bureau et de matériel informatique : devis, bons de commande, devis, relations fournisseurs, inventaires, etc. - Assurer l’entretien des locaux du programme - Gérer le système de gestion des stocks de fournitures, de consommables et d’actifs du programme S’assurer que tout le matériel, les outils et les fournitures nécessaires au bon fonctionnement du programme sont fournis - Assurer la bonne gestion et l’entretien de tout le matériel mis à la disposition du personnel scolaire - S’assurer que tous les besoins exprimés sont transmis au directeur du programme ou à l’Assistant Pédagogiques afin de garantir l’approvisionnement en fournitures et autres équipements du personnel qui en a exprimé le besoin, en veillant à ce que toutes les livraisons soient effectuées dans les meilleurs délais - Contribuer au suivi du plan d’acquisition de matériel et à la gestion des stocks. ## Qualifications Requises • Diplôme universitaire en secrétariat bilingue, en gestion ou en administration • Expérience en gestion administrative et financière au sein d'ONG • Expérience en gestion de projets financés par des donateurs • Excellentes compétences rédactionnelles • Expérience de l'utilisation de bases de données comptables • Maîtrise du français oral et écrite, l'anglais ou l'espagnol serait un atout • Certification en bureautiques : maîtrise d'outils tels que Word, Excel, PowerPoint, MicrosoftTeams et Google Meet ## Conditions de travail Le/la secrétaire administratif/ve travaille dans un environnement de bureau et assure un soutien administratif essentiel au bon fonctionnement de l’école. Elle dispose des outils nécessaires à l'exercice de ses fonctions, notamment un ordinateur, une imprimante, un scanner, un téléphone et les logiciels de gestion administrative. L'organisation propose des horaires de travail flexibles, des congés spéciaux ainsi que divers avantages sociaux, conformément aux politiques en vigueur. Il/Elle s'engage également à offrir un environnement de travail sain, sûr et agréable, où le bien-être physique et mental des collaborateurs et collaboratrices constitue une priorité. Enfin, elle favorise la stabilité de l'emploi ainsi qu'une atmosphère de travail respectueuse et collaborative. ## Dossier de candidature Curriculum Vitae avec 3 références des trois derniers emplois, lettre de motivation, Copie de deux pièces d’identité valide, copie des diplômes et certificats, copies des attestations de travail, preuve d'expérience Administrative (recommandations) et une copie d’un certificat de bonne vie et Mœurs. ## Contact